Políticas Institucionales

Consideraciones

El manual de implementación de guías prácticas clínicas, basadas en evidencia en instituciones prestadoras de servicios de salud en Colombia del 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social, establece la definición de la política institucional de adopción como una decisión de cambiar la práctica clínica, ajustándola a las recomendaciones contenidas en las GPC, siendo este el primer paso en el proceso de su implementación. La Resolución 1442 de 2013, propone las GPC como la referencia necesaria para la atención de las personas, siendo potestad del personal de salud acoger o separarse de sus recomendaciones cuando considere que el contexto clínico en el que se realiza la atención, así lo amerita, dejando registro de su concepto y decisión en la historia clínica.

Política

La Clínica San Luis se compromete a considerar las recomendaciones contenidas en las Guías de Práctica Clínica, siendo su primera opción aquellas que sean desarrolladas para el Sistema General de Seguridad Social en Salud, adoptándolas de acuerdo a un plan de implementación que conlleve a ajustar su práctica clínica, en la búsqueda constante de ofrecer a sus pacientes el mejor cuidado disponible, evitando la variabilidad no justificada en la atención y teniendo presente que estas guías son una referencia necesaria para la atención de las personas, siendo potestad del personal de salud acoger o separarse de sus recomendaciones cuando considere que el contexto clínico en el que se realiza la atención lo amerite.

CÓDGIO DE BUEN GOBIERO Y CONDUCTA 

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

1. Política de protección de datos
La Clínica San Luis, como Institución prestadora de servicios de salud, para el desarrollo de su objeto social y dar cumplimiento a las disposiciones legales que rigen su actuación, requiere constantemente recopilar, conservar y utilizar información de personas naturales y jurídicas con fines asistenciales, comerciales, científicos, laborales, educativos y de habilitación legal. Para tales efectos, nos comprometemos a cumplir con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política, asumiendo como norma interna su propio Manual de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

2. Naturaleza de la protección
La Clínica San Luis como responsable del tratamiento de datos, por medio de este manual implementa todas las acciones necesarias para tratar y proteger los datos personales almacenados en sus bases de datos.

3. Objeto
El presente manual tiene por objeto definir los parámetros bajo los cuales se da tratamiento a todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de las bases de datos que posee la Clínica San Luis.

4. Ámbito de aplicación 
El presente manual se aplica a todas las bases de datos que administra la Clínia San Luis, dentro de sus sedes ubicadas en la calle 48 # 25 – 56 de Bucaramanga, Colombia y en todas las sedes que en un futuro se puedan establecer, por parte de los encargados del tratamiento de los datos personales y de eventuales terceros que, de una u otra manera, gestionen bases de datos personales de la Clínica San Luis.

5. Principios 
En el tratamiento de datos personales que realiza la Clínica San Luis, se aplican todos los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

6. Consulta de la práctica
La Clínica San Luis pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política en sus dependencias, en su página web www.clinicasanluis.com.co y demás medios idóneos de divulgación.

7. Categoría y clasificación de datos 
La Clínica San Luis, de acuerdo con los datos tratados, se acoge a la clasificación que ordena la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

8. Derechos de los titulares de los datos personales 
La Clínica San Luis, hace manifiesta la voluntad de protección de los derechos de los titulares de los datos personales, en tal sentido y conforme a la ley, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:
• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos de la Clínica San Luis.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Clínica San Luis, por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de sus datos.
• Ser informado por la Clínica San Luis, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar, cuando sea el caso, ante la autoridad competente las quejas por infracciones al tratamiento de sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder y conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento, de acuerdo con lo dispuesto por la ley en el tratamiento de datos personales.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
• El titular de los datos personales.
• Los causahabientes del titular de los datos personales.
• El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

9. Responsable del tratamiento 
Clínica San Luis, NIT. 890.208.758 –8, PBX: (57) 6432600, calle 48 N° 25 - 56, correo electrónico [email protected] es el responsable del tratamiento y de las bases de datos personales.

10. Encargado del tratamiento 
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento. En el caso de la Clínica San Luis, será encargado el empleado o contratista, ya sea persona natural o jurídica, a cuyo cargo se encuentre el tratamiento de una base de datos específica, de acuerdo con el acta de nombramiento que así lo designe.

11. Autorización para uso de datos personales 
La Clínica San Luis, para el tratamiento de datos personales, solicita a los titulares su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de la misma para los efectos legales.
PARÁGRAFO: Cuando se trate de datos personales de menores de edad, el tratamiento de los mismos deberá estar estrictamente autorizado por parte del representante legal (padre, madre o tutor) para su manejo, con las excepciones de ley.

12. Excepción a la autorización para uso de datos personales
La Clínica San Luis no requerirá de la autorización del titular cuando se encuentre dentro de alguna de las siguientes circunstancias:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica, sanitaria o de cualquier servicio de salud que así lo requiera.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
f) Los demás casos que por ley no sean requeridos el otorgamiento de dicha autorización.
g) Cuando las necesidades del servicio de salud lo requieran.

13. Confidencialidad y seguridad de las bases de datos 
La Clínica San Luis pone a disposición todos, los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder. En todo caso, verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.

14. Medios para otorgar la autorización 
La Clínica San Luis, para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada.

15. Revocatoria de la autorización 
Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada a la Clínica San Luis para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Cuando la revocatoria sea total, en relación con las finalidades autorizadas, la Clínica San Luis cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual la Clínica San Luis continúa tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

16. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo
El tratamiento de los datos de los titulares, con los cuales la Clínica San Luis tuviere establecida o estableciera una relación permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados entre otros fines, para:
• Cumplir con las exigencias de las autoridades de salud en Colombia.
• Compartir datos sensibles como historias clínicas de sus pacientes, cuando estos son entregados a las EPS o aseguradoras para tratamientos médicos autorizados por la Clínica San Luis.
• Desarrollar el objeto social de la Clínica San Luis conforme a sus estatutos sociales.
• Facilitar datos personales a compañías filiales y a su grupo empresarial, para prestar un servicio médico y complementario en salud a los pacientes de la Clínica San Luis.
• Cumplir con la normativa vigente en Colombia para empresas comerciales y del sector salud.
• Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas.
• Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano, en materia laboral y de seguridad social.
• Hacer ofertas promocionales de y de nuevos servicios a sus pacientes y realizar encuestas relacionadas con los servicios de la Clínica San Luis.
• Cumplir todos sus compromisos contractuales.
• Entregar información a entes certificadores de calidad sobre contratistas y empleados.
• Realizar estudios científicos y de investigación.
• Compartir datos personales con IPS, SOAT y otras entidades de salud en beneficio de los pacientes de la Clínica San Luis.
• Suministrar datos personales para control y verificación por parte de auditores externos y para procesos de licitación y/o contratación.
• Cumplir con las exigencias normativas del SARLAFT.

17. Prueba de la autorización 
La Clínica San Luis almacena en archivos físicos o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

18. Actualización de las bases de datos 
La Clínica San Luis actualiza de manera permanente sus bases de datos de conformidad con lo señalado en la Ley de Tratamiento de Datos Personales.

19. Aviso de privacidad 
La Clínica San Luis cuenta con una política de privacidad, la cual se encuentra disponible en su página web www.clinicasanluis.com.co la misma forma parte integral del presente manual.

20. Transferencia de datos para tratamiento por terceros nacionales e internacionales
La Clínica San Luis puede transmitir o transferir de manera parcial o total, los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de su titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante contratos o convenios que así lo establezcan.

21. Procedimientos
La Clínica San Luis, en el tratamiento de datos personales, define los siguientes procedimientos, los cuales solo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, sus causahabientes o representantes.

22. Procedimeitno para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales
Para el ejercicio de sus derechos, el titular o sus representantes suministraran al menos la siguiente información:
Nombre del titular: _______________________________________________
Identificación: ___________________________________________________
Procedimiento solicitado: corrección__ actualización__ consulta__ supresión__ revocatoria __
Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud: ___________________
Documentos que corroboren la solicitud (opcional): ______________________
Datos de contacto: _______________________________________________
Dirección: ______________________________________________________
Teléfono: _______________________________________________________
Correo electrónico: _______________________________________________
Firma: _________________________________________________________

23. Procedimiento para la consulta sobre el tratamiento de los datos personales 
La Clínica San Luis pone a disposición de los titulares de los datos, el correo electrónico [email protected] para elevar sus consultas; así mismo, recibe solicitudes en Bucaramanga: calle 48 N° 25 -56, PBX: (57) 4 – 322 2211 | Fax: (57) 6430026. En la solicitud, el titular indicará los datos señalados en procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

24. Procedimiento para la corrección, actualización, rectificación o supresión de datos personales
La Clínica San Luis, en cumplimiento de lo preceptuado por el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, con el lleno de los datos señalados en procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

Si la solicitud resulta incompleta, la Clínica San Luis requerirá al interesado dentro, de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción, para que subsane las fallas.

La información requerida debe ser presentada por el solicitante dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento, si no lo hace, se entenderá que ha desistido.
El término máximo que tiene la Clínica San Luis para atender la solicitud, es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

25. Procedimiento para revocar la autorización dad para el tratamiento de datos personales  
El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, remitiendo la solicitud a la Clínica San Luis, conforme el procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.
La Clínica San Luis elimina o suprime el dato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud, de lo contrario, el titular, tendrá derecho a solicitar a la autoridad competente, que ordene la revocatoria de la autorización.

26. Vigencia de la política
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.

Justificación 

La Clínica San Luis se encuentra sometida a la vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud y de acuerdo a la Circular Externa 00009 de 2016, diseñó e implementó un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LAFT), que le permita alcanzar los objetivos estratégicos y proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los mismos.

Objetivo

Establecer los lineamientos en materia de gestión para la prevención y control del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, con el fin de minimizar la posibilidad que a través de las distintas actividades que lleva a cabo la institución en el desarrollo de sus operaciones, se introduzcan recursos provenientes de lavado de activos o se financie el terrorismo o indirectamente como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas.

Condiciones generales 

La Clínica San Luis está comprometida con la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo, por lo tanto, dará estricto cumplimiento a las normas que le apliquen.

La Clínica San Luis impulsará, internamente, un abierto rechazo hacia cualquier actividad delictiva o conducta que implique actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo (LA/FT). El cumplimiento de las metas comerciales de la institución está supeditado al cumplimiento de las normas de prevención y control de LA/FT.

Todas las operaciones, negocios y contratos que adelante La Clínica San Luis, se ajustarán a las políticas y procedimientos dispuestos en este manual y demás normas internas que regulen sobre las fuentes de riesgo de LAFT, de lo contrario no se tramitarán.

El sistema diseñado se integra a las directrices impartidas en este documento y de esta forma los controles que aquí se implementan, deben ser aplicados por todos los empleados, en consonancia con los principios y valores que desde este código orientan su actuación.

Esta política es de obligatorio cumplimiento, al igual que todos los procedimientos relacionados y aplica a todo el personal que labore en la institución como los accionistas, clientes, proveedores y demás terceros vinculados a La Clínica San Luis.

Sistema integral para la gestión de la prevención y control del lavado de: 

Activos y de la financiación del terrorismo
a. Conocimiento 

Clientes:

De acuerdo con la forma de comercialización de los productos, los clientes de la Clínica San Luis se identificarán y cumplirán un proceso de vinculación mediante el lleno de un formulario y la entrega de documentación, soporte que será objeto de verificación y confirmación. De acuerdo con su perfil durante su vinculación y las transacciones relevantes que realicen, se adelantarán los correspondientes análisis para establecer la coherencia con su actividad económica y con la demás información por ellos suministrada.

Así mismo, la Clínica San Luis, se abstendrá de registrar clientes anónimos y velará para que no figuren bajo nombres ficticios o inexactos.

Proveedores:
Las personas naturales o jurídicas que deseen hacer parte del registro de proveedores de la Clínica San Luis, se identificarán y cumplirán un proceso de vinculación mediante el lleno de un formulario y la entrega de una documentación soporte.
Aprobado el proceso de vinculación, podrán ser registrados como aptos para que la Clínica San Luis pueda negociar con ellos. De acuerdo con su perfil durante su vinculación y los negocios que realicen con la institución, se adelantarán análisis para establecer que los precios de los bienes y servicios son acordes con el mercado y cualquier otro análisis que resulte necesario para prevenir un posible contagio de actividades relacionadas con LAFT.

Empleados:
Las personas naturales que aspiren a desempeñar un cargo en la Clínica San Luis, deberán cumplir con el suministro de los requisitos dispuestos en los reglamentos internos, a fin de poder contar con la información que permita a la institución verificar sus antecedentes. Por lo menos, anualmente los empleados deberán actualizar la información que resulte susceptible de modificación. De acuerdo con el cargo y responsabilidades asignadas al empleado, la Clínica San Luis adelantará análisis para detectar comportamientos inusuales en cualquier persona que labore para ella, a fin de tomar las medidas que resulten pertinentes.

Accionistas:
La Clínica San Luis es una sociedad anónima cerrada, que no incluye accionistas de capital, no obstante, lo anterior, si se vincula un accionista nuevo, se le deberán realizar procedimientos de debida diligencia para verificar el origen de los aportes.
Para clientes que pueden exponer en mayor grado al riesgo de LAFT, de acuerdo con la forma de comercialización de los servicios la Clínica San Luis, desarrollará procesos especiales de vinculación y seguimiento, en caso de contar con clientes que, por la naturaleza de sus actividades, la puedan exponer a un mayor riesgo de LA/FT y propenderá por identificar al beneficiario final de los bienes y servicios comercializados en estos casos.
Con respecto a la verificación de listas, la Clínica San Luis no establecerá relaciones contractuales con clientes, empleados, proveedores o terceros que se encuentren registrados en la lista vinculante para Colombia (ONU) o en la lista OFAC. Por otra parte, la coincidencia con otras listas o información negativa de carácter público, relacionada con LAFT, se considerará un criterio importante para denegar o terminar una relación contractual.

Conservación de la información

La Clínica San Luis conservará los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LAFT por el término de cinco (5) años. Concluido el término citado, los documentos pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a. Que no medie solicitud de entrega de los mismos formulada por autoridad competente.
b. Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio. (Ejemplo: digitalización).
c. En los casos de fusión, la entidad absorbente debe garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.
d. En caso de liquidación, corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos.

Políticas y procedimientos relacionados

a. Circular Externa 00009 de 2016.
b. Código de Ética de La Clínica San Luis.
c. Reglamento Interno de Trabajo La Clínica San Luis.
d. Manual del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT.
Cualquier reporte respecto al sistema SARLAFT, usted lo puede comunicar a través del correo oficial de cumplimiento: [email protected]

Consideraciones

El artículo 14 del decreto 2646 de 2008, en el numeral 1.1 define como una de las obligaciones de los empleadores privados, el establecer una política por parte del empleador y los trabajadores y de promover un ambiente de convivencia laboral. Bajo el mismo decreto el numeral 1.3 requiere que se realicen actividades de sensibilización sobre acoso laboral y sus consecuencias, con el fin de que se rechacen estás prácticas y se respalde la dignidad e integridad de las personas en el trabajo.

La Política de Prevención de Acoso Laboral de la Clínica San Luis es:

La Clínica San Luis busca generar un ambiente de trabajo sano, seguro y adecuado para aquellos que laboran en la organización; por lo tanto promueve un ambiente de trabajo enmarcado a prevenir conductas de acoso laboral, contando con la participación de los trabajadores desde su responsabilidad.
Cualquier situación que se conozca como comportamiento de acoso laboral se aplicará el flujo de conducta de acoso establecido por la organización. La empresa se compromete a defender el derecho de los colaboradores para ser tratados con dignidad en el trabajo. Todos ellos deberán colaborar conjuntamente en el cumplimiento del plan de prevención contra el acoso laboral en los lugares de trabajo.

Consideraciones

El artículo 44 del decreto 1108 de 1994 establece que la prevención integral es el proceso de promoción y desarrollo humano y social a través de la formulación y ejecución de un conjunto de políticas y estrategias tendientes a evitar, precaver y contrarrestar las causas y consecuencias del problema de dichas sustancias. Bajo el mismo decreto en el artículo 16 se establece por lugar público o abierto al público, entre otros, los centros asistenciales y que con independencia del lugar donde se realice la conducta, se prohíbe el consumo de estupefacientes o sustancias psicotrópicas cuando dicha actividad se realice en presencia de menores, mujeres embarazadas o en período de lactancia y/o cuando se afecten los derechos de terceros.

La Política de Prevención del consumo de Alcohol, Tabaco y Sustancias Psicoactivas:

La Clínica San Luis está comprometida con el bienestar de nuestros colaboradores, trabajadores, contratistas y subcontratistas por eso nos empeñamos en mantener ambientes de trabajos sanos y seguros, libres del consumo de alcohol, tabaco y demás sustancias psicoactivas, fundamentando nuestra política en:
• Prohibir la posesión, distribución, venta y/o consumo de alcohol, tabaco o demás sustancias que generen dependencia en el lugar de trabajo; así como el presentarse a laborar bajo su influencia. Ante estos casos se aplicarán los respectivos procedimientos disciplinarios.
• Fomentar estilos de vida saludables a través de la participación activa en planes de capacitación, programas y campañas de promoción y educación del autocuidado y prevención del consumo de estas sustancias.